檔案的歷史意義

㈠ 檔案的具體含義是什麼

一、中華人民共和國檔案行業標准《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：「國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。」 二、檔案的最新定義是：「檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。」 三、檔案定義包括了以下基本含義： 1、檔案是直接形成的歷史紀錄。「直接形成」說明檔案繼承了文件的原始性，「歷史紀錄」說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，並以此區別於圖書情報資料和文物。 2、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。 3、檔案來源於文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的「文件」是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最後是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。 4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、製作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從製作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。 5、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

㈡ 檔案整理的意義

檔案整理的意義：
1、准確反映企業的成長歷程
檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動盪，原因何在，也可以從中找到規律和解答。
2、防患企業商業秘密外泄
企業檔案無不涉及商業機密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業文化的活標本
很多企業搞企業文化建設總喜歡請專家幫忙，殊不知，企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業員工自己培養創建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業，在整理完善企業文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規范、行為准則梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了。再結合企業發展史上的重要事件的整理、以及優秀員工代表的事跡總結，企業文化就豐富起來了。
5、企業宣傳的資料庫
檔案管理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員綵排似的，勞命傷財，准備道具、背景。檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什麼時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對於已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點誇張，但並非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，准確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

㈢ 檔案起源的社會意義

「檔案」一詞的由來
檔案從起源到今天,經過了幾千年歷史,但「檔案」一詞使用的歷史卻並不久遠。
關於「檔案」一詞，明朝以前還未見到，各朝的稱謂也不相同。商代稱「冊」、周代稱「中」、秦代稱「典籍」、漢魏以後稱「文書」、「文案」、「案牘」、「簿書」等。
根據現有史料，「檔案」一詞，最早見於清代。現存清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居注》中出現了「檔案」一詞。有關它的文字表達最早見於楊賓所著的《柳邊記略》（約成書於清康熙四十六年）中。該書載：「邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書於紙者，也呼為牌子、檔子矣。」「檔」字，《康熙字典》解釋為「橫木框檔」，就是木架框格的意思；「案」字，《說文解字》解釋為「幾屬」就是象小桌子一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關文件叫做一案，並統稱收存的官方文件為「案」或「案卷」。「檔」和「案」連用，就是存入檔架的案卷，檔案一詞，歷經三百多年，一直延續使用，現已成為一個科學概念，它的定義仍是原義的深化和發展。

國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產生的文獻之一，也是現代社會信息的重要門類。

詞源 中國明代以前對檔案的稱呼與文書不加區分，有典、冊、策、中(冊字的省形)、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂。「檔案」一詞始見於清代，康熙十九年(1680)《起居注》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時問：「馬哈喇之父與叔皆沒於陣，本人亦有功牌，其罪如何?」大學士奏曰：「部中無檔案， 故控告時部議不準。」大約成書於康熙四十六年的楊賓《柳邊紀略》則對檔案有所解釋：「邊外文字多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。」清入關後改用紙張書寫，但習慣相因，仍將保存起來的文書稱作「檔案」、「檔子」。在其後的律令條例中，對於「文書」和「檔案」的用法，更有較為明確的區分，多處使用「繕寫文書，收貯檔案」，「錄存檔案」，「檔案副本」等等。按漢字本義，「檔」為橫木框格，系指存放東西的閣架；「案」即小桌子一類的東西，引伸為處理某一事件的案卷。「檔案」即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內在的意義，並賦予了新的科學含義。

檔案的外文詞，歐美諸語言均源於希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發音都很相近。其原意為行政機關所在地，後指保存公務案卷或其他文件的處所，進而兼指保存在這些地方的檔案。它是一個多義詞，可解為檔案庫、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對檔案則稱архивныйматериал(檔案材料)；近年蘇聯國家標准文件規定以архивныйдокумент(檔案文件)為特指檔案的通用術語。在日文的一般詞彙中無檔案一詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國家檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館)；而在漢文日譯時使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。

起源 檔案最早產生於怎樣的歷史背景和什麼歷史時期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點，是階級社會產物說和原始社會產物說，後者又被稱為社會產物論。階級社會產物說的主要見解有兩種：①認為隨著階級的出現和國家的形成，為了管理國家和大規模的生產，進行國與國之間的交往或戰爭，國家需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發明了文字。國家機關利用文字記載和傳達各種事務，於是產生了文書，它被保存起來便形成了檔案。②認為在國家產生之前雖已出現了文字，但在原始社會人們並無保存和利用檔案的社會需要，只有當階級產生和國家形成之後，國家為了進行管理，需要以文字記錄事務和表達統治階級的意志，才產生了文書並貯存檔案。這兩種見解共同的論點是，都認為文字和國家機關的出現，成為產生檔案必須兼備的條件；不同點主要在於文字產生的時期及其對形成檔案的關系各持異議。原始社會產物說的主要見解也有兩種：①認為國家形成之前，在原始社會後期，隨著生產的發展、社會交往的擴大和文字的發明，人們便開始應用文字記錄，即產生了最早的文書，保存起來則成為檔案。②認為早在原始社會較長的時期內，人類已有利用並保存檔案的需要和可能，在文字發明之前人們即以結繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結和刻契就是歷史上最早產生的檔案。兩種見解的共同論點是都認為檔案產生於國家形成之前的原始社會時期；不同點主要在於結繩刻契檔案說認為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認為繩結刻契不能獨立地比較系統地體現記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。

從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案並非是自有人類伊始就同時產生的一種社會現象和物質實體，而是人類社會發展到一定階段的文明產物。迄今世界各地發現的比較系統地以文字記錄人們實踐活動最早的檔案多屬於國家出現之後的歷史遺物，如中國的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發明和應用於記錄的最早時期，以及與產生檔案的關系，文字發明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質及程度如何等問題，尚待進一步考察和研究。
探索檔案的起源，有助於加深對檔案的性質以及檔案和檔案工作發展規律的了解，因而成為具有學術價值和實際意義的課題。

長期以來，國內外學者對檔案定義有種種不同見解，在有關的法律、法規和標准文件中也有反映。從檔案概念內涵的構成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強調具有永久保存價值的，並保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。如國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為「由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值，而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件」。②寬舒型。不限定永久保存價值和保存地點等因素，保存在任何地方的、具有一定保存價值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西共和國檔案法》(1979)規定：「任何自然人或法人，任何國家機關或組織，或任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和製成材料，都是檔案。」中國鑒於全國擁有各級各類檔案館和大量機關單位檔案室組成的網路體系，並對檔案實行集中統一分級管理的體制，因而規定無論保存在機關檔案室或國家檔案館的，還是保存在個人手中的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬於檔案。

從檔案概念的屬種關系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：①以「歷史記錄」或「原始記錄」為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學概論》的表述為「檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄」。②以「文件」為屬概念。如美國謝倫伯格，T.R.著《現代檔案——原則與技術》(1956)的檔案定義為「經鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業已藏入或者業已選出准備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件」。③以「信息」或「信息資料」、「信息載體」為屬概念。如認為檔案是人類社會實踐活動中直接形成的、貯存備查的有序的信息載體。以「文件」為屬概念的檔案定義在國際范圍內比較通行，從「信息」角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發展。1987年《中華人民共和國檔案法》第二條規定：「本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。」這一條款並非一般的檔案定義，而是明確國家管理檔案的范圍，限定於「對國家和社會有保存價值的」，但它揭示了檔案的本質屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國以此為基礎進行表述的檔案定義較為通用。

特點和范圍 ①檔案是由文件轉化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之後，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另一部分由於對日後仍有查考價值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯系又有區別： 文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿和精華。這也決定了檔案的本質屬性及與其他文獻資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事後編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集於一體的特點區別於一般的歷史遺物。②檔案是各種機關、 組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的文件組合體。其產生與存在，始終淵源於專門的形成單位及其職能活動，並由此構成檔案材料之間的內在聯系。這一定向積累性和歷史聯系性的特點，使得檔案存在和運動的形態與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內容等方面固有的聯系，維護檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發揮檔案信息系統特有的作用。③由於檔案是歷史的原始記錄物，而非復製品，故更具可靠性，並多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點區別於其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多彩，范圍廣泛(見檔案分類)。一些歷史悠久、性質或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有一定的轉化關系或部分重合關系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國家對此有法律規定，如《中華人民共和國檔案法》規定： 「博物館、圖書館、 紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。」「檔案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協作。」

㈣ 檔案的基本含義

讀音：dàng àn
詳解：檔案是直接形成的歷史紀錄。「直接形成」說明檔案繼承了文件的原始性，「歷史紀錄」說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，並以此區別於圖書情報資料和文物。
1、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。
2、檔案來源於文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的「文件」是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值評判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最後是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。
3、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、製作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從製作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。
4、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

㈤ 檔案的作用

概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。
對於一個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：
1、檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。
2、檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。
3、檔案是一個單位規范管理的基礎。
4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。
5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對於企業建立企業文化有不可替代的作用。
6、檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。

最後，檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是「今世可以知古，後世可以知今」的重要素材。

人事檔案是一個人經歷的記載，也是人才交流中心為個人提供相關人事服務的依據。從表面上看，它僅僅
是一個一尺見方的牛皮紙袋，加上袋子里的材料，才不過一斤來重。盡管隨著社會的發展，檔案在一些人
眼中作用弱化了，但弱化並不意味著它是可以隨便丟棄的『身外之物』，人事檔案的作用仍不可取代，如
果沒有檔案，一些權益就無從得到保障！因此從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。
檔案對個人的作用：
現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由於檔案具有其真
實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。它不僅為領導
決策、教學、科研和管理等工作服務，同時也為您的切身利益服務，幫您解決沒有檔案就無法解決的問題
。對於個人來說，無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險，還是入黨團以及離退休
手續的辦理、各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。
按照有關規定，在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才中心將保障其合
法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級
、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為
依據的各種法律證明等等。
如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其
自身利益，使其應享受的上述待遇得不到應有保障。譬如在失業後將無法領取失業救濟金；譬如，沒有檔
案辦理社會保險也成問題；譬如單位派你出國公幹，沒有人事檔案，就無法進行出國政審；譬如結婚、生
孩子時，沒有檔案開不成相關證明。
例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、
姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在早報技術職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目
前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所
起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。
可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添
入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生並發揮著重要的作用。
向女士是某事業單位的人事部主任，她認為，人事檔案在我國當今社會還是有其存在的理由的。「對於一
些私企員工來講，檔案變得可有可無，但另外一些行業的從業人員還需要檔案的管理和約束，比如律師、
醫生等，他們很看重檔案，因為這些行業沒有檔案不準進入。既然有此規定，說明這些行業有其特殊性，
人事檔案制度也是規范這些從業人員相對有效的措施之一。」同時，向女士還提醒大家：「『人檔分離』
體現著社會在進步，但並不代表著檔案能夠隨意丟棄，一些人才可以將檔案交由社會公共人事部門代管。
」
檔案對用人單位的作用：
對於用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用
檔案，可以清楚地了解過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依
據。
現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、准確的了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔
案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績
及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方
面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。
因此用人單位在人事任免、考核時，都經常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全
面准確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。

㈥ 檔案學的重要性

檔案管理工作不但記錄著企業的發展，同時也是一個職工的工作經歷的記錄，無論是單位還是個人檔案都是很重要的。一般來說，檔案管理工作算是企業人力資源管理的工作范疇，它詳細記錄著一個職工從初到單位到最後從工作崗位上退下來的所有歷程，也是人的人生狀態的真實寫照，在這個過程中我們可以了解到其在企業發展中都發揮著怎樣的作用。而對於企業來說，檔案管理工作不僅能記錄職工的發展情況，同時也是對企業的發展進行真實的記錄，它保存下了企業每個階段的發展狀態，也為企業的未來發展提供著參考資料，在企業的人事管理上也是很有益處的。既然如此，我們就更應該對檔案管理工作進行詳細的研究，了解其重要性，也為管理層提供更多的幫助。
1 檔案管理作用
檔案既是歷史的記錄者同時也是未來的指引者，相關人員通過對檔案的查閱可以對企業未來的發展做出科學的規劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。
1.1 行政管理作用
檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業的各項規章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。
1.2 項目運營作用
檔案詳細真實地記錄著企業的各種業務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業務記錄為企業的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。
1.3 企業文化作用
檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄；同時它也是企業精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷，它凝聚著企業的向心力，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。
1.4 法律咨詢作用
檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動，是最真實的反映者，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。
1.5 培訓作用
檔案其實也是一種教育資源，它在企業對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。
2 檔案管理工作中存在的相關問題
2.1 檔案管理人員缺乏責任心
檔案管理工作人員缺乏責任心重要體現在兩個方面：其一，是不重視檔案管理工作，在實際工作中，只關注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關人員需要查閱答案時，不能及時找出相關檔案，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，使得檔案管理工作崗位上人員，缺乏專業的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。
2.2 乏檔案管理工作規范
檔案管理工作人員在檔案管理工作中，沒有依照相關的規范與標准進行，忽視檔案管理中立卷與歸檔工作的規范性，使得歸檔與格式無法統一，最終出現分類不準確、不恰當的標題草擬等情況。
2.3 檔案收集的問題
檔案管理中需要保證檔案內容的全面性，這就需要所有部門上交相關的檔案信息，而有的部門為了方便自身使用檔案，就少上交檔案，使得部分的檔案信息無法進行全面的收集。比如，有的工作人員要出國考察，其檔案資料以及成果只能被相關工作人員了解，而檔案中卻沒有涉及，使得檔案信息出現缺失。
2.4 檔案的編研與鑒定問題
目前，管理層與相關工作人員忽視檔案管理工作的現象是十分常見的，一些檔案資料也會出現嚴重的管理問題，這就是因為對檔案信息資料缺乏編研工作。而且，一些管理層與工作人員為了節省精力，就忽視對歸檔檔案材料進行鑒定，或者是材料鑒定工作較為龐雜或簡單化。還有一些檔案管理人員過於小心，留下較多沒有用的材料，使得管理強度增加，也佔用了大量的空間。
3 加強檔案管理工作的措施
3.1 加強檔案管理工作人員的培訓
首先，檔案管理的領導層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。可以組織檔案管理工作人員學習《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，可以制定一些獎懲制度，鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態，進而促使檔案工作的質量與效率得到提高。
3.2 做好檔案收集工作
檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識，以及檔案所有者的提交檔案的意識，保證檔案管理人員能及時進行檔案的歸檔與分類工作。
3.3 做好檔案價值鑒定工作
檔案價值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價值的內容，進而實施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實的專業知識，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價值，能分析出檔案的歷史價值與全面性價值，最終決定對資料進行存檔。
3.4 利用現代化技術手段
近年來，計算機網路技術的快速發展，檔案管理工作中也可以加入網路技術，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進行。不可否認的是，信息技術已經成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現代化技術手段，結合計算機技術的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。而且在檔案管理工作中，結合網路技術能最大化呈現出檔案管理的社會價值。
4 結語
隨著時代的進步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應該加強對其的應用。管理層及相關工作人員要想提高經濟效益，提升單位的市場競爭力，就必須通過檔案管理進行資源的整合和戰略的規劃。文章通過闡述檔案管理的重要性及存在問題，提出檔案管理有效措施，供參考借鑒。
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㈦ 檔案管理的意義作用目的

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理並提供利用專服務屬的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的作用：1、保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

2、為了更好地適應社會的利用需要，服務於社會。

3、檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，維護檔案的真實性。

4、不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，

5、檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會信息系統的基石。